Dbałość o porządek w dokumentacji oraz ochronę danych osobowych stanowi fundament solidnego zarządzania przedsiębiorstwem. Nieprawidłowe postępowanie z dokumentami kadrowymi, które zawierają newralgiczne dane, może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla firmy. Zastanawiasz się, jak zadbać o bezpieczne przechowywanie akt pracowniczych? Wartościowe informacje na ten temat znajdziesz w naszym artykule.
Spis treści
Obowiązki firm w zakresie przechowywania dokumentów kadrowych
Zgodnie z przepisami prawa pracy oraz RODO dokumenty kadrowe muszą być przechowywane w sposób zapewniający ich poufność i dostępność dla uprawnionych osób. Okres przechowywania tego typu dokumentacji różni się w zależności od ich rodzaju. Na przykład akta osobowe pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku należy przechowywać przez 10 lat, a dla starszych dokumentów okres ten wynosi 50 lat od dnia ustania zatrudnienia.
Jak zapewnić bezpieczne przechowywanie dokumentów kadrowych?
Małe firmy oraz duże korporacje, które nadal przechowują dokumenty kadrowe w formie tradycyjnej, powinny zadbać o odpowiednie warunki składowania. Materiały te muszą być magazynowane w zamykanych szafach lub sejfach, do których dostęp mają jedynie upoważnione osoby. Ważne jest także zapewnienie ochrony przeciwpożarowej, zabezpieczenie przed wilgocią oraz innymi czynnikami zewnętrznymi. O tym, jak prawidłowo gromadzić dokumenty, przeczytasz na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/dokumenty-kadrowe/.
Wiele organizacji decyduje się na cyfryzację dokumentów kadrowych. Elektroniczna archiwizacja pozwala na szybszy dostęp do dokumentów oraz zmniejsza ryzyko ich utraty. W przypadku przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej niezbędne jest stosowanie odpowiednich zabezpieczeń – szyfrowania danych, ograniczenia dostępu dla nieupoważnionych osób oraz regularne tworzenie kopii zapasowych. Oczywiście przedsiębiorstwa muszą także inwestować w systemy zarządzania dokumentacją (DMS), które pozwalają na efektywne zarządzanie i kontrolę dostępu do materiałów.
Korzyści wynikające z profesjonalnego przechowywania dokumentów kadrowych
Większość przedsiębiorstw wybiera przechowywanie dokumentacji w siedzibie firmy. Jednakże w przypadku organizacji o dużej ilości dokumentacji lub tych, które zmagają się z ograniczoną przestrzenią biurową, takie rozwiązanie może okazać się niewystarczające i generować dodatkowe koszty związane z utrzymaniem archiwum. Dlatego wiele organizacji powierza gromadzenie dokumentów kadrowych zewnętrznym podmiotom. Jakie korzyści niesie za sobą taka usługa?
-
- Zwalnia się cenne miejsce w biurze, które można wykorzystać na inne cele.
- Eliminuje się konieczność zakupu i utrzymania specjalistycznych szaf, pomieszczeń oraz systemów zabezpieczeń.
- Profesjonalne archiwum zewnętrzne zapewnia najwyższy poziom ochrony dokumentów przed utratą, uszkodzeniem i dostępem osób niepowołanych.
- Dostęp do potrzebnych dokumentów jest możliwy w każdej chwili.
- Profesjonalne firmy archiwizacyjne to pewność, że dokumentacja jest przechowywana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Warto skorzystać z usług specjalistycznych firm, np. Rhenus Office Systems Poland, które zapewniają kompleksowe rozwiązania w zakresie archiwizacji i przechowywania dokumentów kadrowych. Z pełną ofertą można zapoznać się tutaj: https://www.rhenus-office.pl//.
Właściwa organizacja magazynowania dokumentacji kadrowej firmy pozwala uniknąć problemów prawnych, zwiększyć bezpieczeństwo danych i usprawnić codzienną pracę działów HR. Inwestowanie w profesjonalne systemy archiwizacji i ochrony dokumentów to krok w stronę nowoczesnego i bezpiecznego zarządzania przedsiębiorstwem.
